Faire la paix avec ses courriels

Nous recevons toutes et tous une quantité incroyable de messages. En général, ça arrive dans la boîte de réception, que ce soit intéressant, important ou juste un message suite à une commande. Il y a certainement mieux à faire, et ça demande un peu de préparation.

Je suis récemment tombé sur cet article (en anglais) qui a totalement inspiré ce que je vais vous raconter dans ce billet. Comme l'auteur de l'article, j'utilise Fastmail (ce lien vous donne 10% de réduction sur la première année, plus d'informations en anglais ici).

Le tri des contacts.

C'est la base ! L'objectif ici est d'identifier les contacts en les regroupant par thème.

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Les groupes de contacts dans Fastmail

J'ai créé les groupes suivants:

  • Flux pour tous les flux d'actualités, notifications etc.
  • Humains pour les vrais gens.
  • Services pour tous les services, que ce soit commercial ou non.

Qui accompagnent deux groupes de base:

  • Pas de groupe pour tout le reste.
  • Autosaved pour les contacts sauvés automatiquement, par exemple quelqu'un à qui j'ai écrit.

Un contact correspond au minimum à une adresse électronique. Prenons l'exemple de l'éditeur Manning, qui envoie des messages à partir de plusieurs adresses:

  • support@manning.com est un contact « Services » car c'est par cette adresse que je reçois les liens des fichiers quand je leur commande un livre électronique.
  • mkt@manning.com est un contact « Flux », c'est de là que vienne les promos du jour (en anglais).

Fastmail permet aussi d'identifier un contact comme « VIP », ce que j'utilise pour les contacts qui sont le plus importants pour moi.

J'en ai profité pour trier tous mes contacts afin de les remettre dans le bon groupe, ce qui occupe quelques soirées !

Le tri à la réception des messages

J'ai créé des règles pour ranger automatiquement ce que je reçois (oui, il manque quelques traductions dans la version française, ça m'amuse):

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Création d'une règle de filtrage dans Fastmail

Chaque message d'un contact appartenant au groupe Flux:

  • N'est pas déposé dans la boîte de réception.
  • Est associé à une étiquette (en anglais). Fastmail permet aussi d'utiliser des dossiers (en anglais).

J'applique la même chose pour les contacts Humains et Services.

J'ai 2 règles spéciales en plus:

  • Une pour appliquer une étiquette Filtre à tous les messages ne venant pas d'un contact. Je dois ensuite décider ce que je fais avec ça: ajouter le contact et lui appliquer une étiquette pour traiter ses futurs messages, ou ne rien faire. Les messages liés à l'étiquette Filtre sont supprimés automatiquement après 3 mois. Je n'ai pas besoin de le faire moi même.
  • Une pour déposer tous les messages des contacts « VIP » dans la boîte de réception.

Comme pour les contacts, j'ai fait du ménage dans les messages... J'en ai supprimé plusieurs milliers !

Un mot sur les notifications

Les seules notifications sont celles liées aux messages qui arrivent dans la boîte de réception, et donc des contacts « VIP ». Tout le reste est silencieux et c'est un régal.

Et voilà !

Une sélection à l'entrée des messages pour ne plus être dérangé pour rien ou presque, et je passe dans les différents labels une à deux fois par jour pour voir ce qui s'y passe, déplacer quelques messages et mettre les contacts dans le groupe qui va bien au besoin. J'ai bien entendu quelques étiquettes en plus, par exemple Important pour les choses administratives etc, que j'applique à la main sur les quelques messages concernés.

À ce jour, ma boîte de réception contient 18 messages (dont 7 que je me suis envoyés), et je trouve ça chouette. C'est un peu mais pas trop, ce sont des choses à lire quand le moment viendra; pas d'obstination à avoir une boîte de réception vide, et un droit de laisser passer le temps avant de m'en occuper.

Et dans Flux ? Et dans Filtre ? Je ne sais pas. Je verrai ça lors de ma prochaine tournée des étiquettes, mais pas maintenant.

Moins de notifications, moins de réactions, moins de stress. La paix.